IMG_6687Praca urzędu będzie szybsza i łatwiejsza

Szybsza praca urzędników oraz ułatwiony dostęp do świadczonych przez Urząd Miasta usług dla interesantów to walory wdrażanego właśnie systemu informatycznego e-Urząd Kętrzyn. Już w tym roku wszystkie sprawy mieszkańcy Kętrzyna będą mogli załatwić bez wychodzenia z domu.

Ewa Brzostek

Projekt pn. „Wdrożenie zintegrowanego systemu do obsługi informatycznej Miasta Kętrzyn – e-Urząd Kętrzyn” otrzymał dofinansowanie w wysokości 728,729,17 zł z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie. Całkowity koszt jego realizacji wynosi 857,943,45 zł. 19 grudnia 2013 roku Krzysztof Hećman, Burmistrz Miasta Kętrzyn i Gustaw Marek Brzezin, Wicemarszałek Województwa Warmińsko-Mazurskiego podpisali umowę, która otworzyła Miastu drogę do pełnej informatyzacji usług świadczonych przez Urząd Miasta.

W lutym w Urzędzie Miasta zakończył się pierwszy etap wdrażania systemu e-urząd Kętrzyn. Została wymieniona cała infrastruktura sprzętowa serwerowni.

– W skład nowego wyposażenia weszły między innymi dwa serwery, macierz dyskowa, szafa serwerowa KVM z monitorem i klawiaturą, zasilacz awaryjny UPS, przełączniki sieciowe czy zapora sieciowa z technologią FORTINET, która zapewni bezpieczeństwo i pozwoli zarządzać całą infrastrukturą w urzędzie, ale nie tylko. Posłuży także do zarządzania strefami Wi-Fi w naszym mieście – wymienia Wojciech Waszczuk, Sekretarz Urzędu Miasta.

Pierwsza strefa Wi-Fi właśnie powstaje na Placu Józefa Piłsudskiego.

W tej chwili wdrażane są poszczególne moduły wchodzące w skład Zintegrowanego Systemu Informatycznego. Obecnie wdrażany jest pakiet finansowy obejmujący całość zagadnień finansowo-księgowych oraz opłat i podatków. Obejmie on całą strukturę Wydziału Finansowego Urzędu Miasta łącznie z obsługą kasową.

– Obecnie trwa migracja bazy podatkowej do nowego modułu. Równocześnie wdrażany jest moduł kadrowo-płacowy. Przed nami jeszcze wdrożenie pakietu ewidencyjnego obejmujące moduł ewidencji ludności, wyborów i koncesji alkoholowych – mówi Wojciech Waszczuk.

Równolegle wykonywane są prace przy tworzeniu portalu e-Urząd Kętrzyn, który będzie służył do komunikacji użytkowników z urzędem. Obejmie on m.in. powiązane ze sobą moduły:
Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) stanowiącej publiczny środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do urzędu przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej.

Elektronicznego Biura Obsługi Interesanta (EBOI) – będącego wizualną reprezentacją ESP w Internecie. To za pośrednictwem EBOI klient uzyska możliwość elektronicznego załatwiania spraw w urzędzie, śledzenia toku toczącego się postępowania, przeglądania oraz pobierania wydanych elektronicznych decyzji.

Elektronicznych wniosków – która stanowi najwygodniejszą, zarówno z punktu widzenia klienta, jak również operatora dokumentów w urzędzie, formą komunikacji elektronicznej. Wypełnienie, podpisanie i przesłanie elektronicznego wniosku umieszczonego w EBOI odbywać się będzie w prosty i komfortowy sposób. Portal e-Urząd Kętrzyn obejmuje również moduł e-konsultacje i e-rada. Pierwszy będzie służył do konsultacji społecznych nie tylko aktów prawnych tworzonych przez organy miasta, ale we wszelkich sprawach ważnych dla mieszkańców poddanych pod ich ocenę lub dla wyrażenia opinii np. użytkownicy będą mogli zgłaszać swoje pomysły w jaki sposób zagospodarować dany obszar Miasta. Drugi moduł e-rada będzie służył do elektronicznej obsługi rady miasta i samych radnych.

Całość zostanie połączona modułem Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD). Zapewnia on obsługę pełnego cyklu obiegu dokumentu w ramach urzędu od jego przyjęcia za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej, poprzez przetworzenie wewnątrz urzędu, aż do wydania decyzji. System umożliwi również publikację treści w Biuletynie Informacji Publicznej. Wdrażany system EOD pozwoli na wymianę danych z innymi modułami wdrażanego systemu i portalem e-Urząd Kętrzyn.

– Myślę, że już w wakacje nasi klienci sami się o tym przekonają – uważa Wojciech Waszczuk.

Do końca maja mają zostać wdrożone wszystkie moduły systemu i przeszkoleni pracownicy urzędu, którzy będą ten system obsługiwali. Do tego czasu poznamy również nazwisko osoby, która wygrała konkurs na logo portalu e-Urząd Kętrzyn.